¿Te han rechazado una factura y buscas soluciones? Descubre cómo lidiar con esta situación y resolver posibles problemas para que puedas corregirlos a tiempo. En este artículo, te revelamos los pasos clave que debes seguir cuando tu factura de venta es rechazada.
Facturas al contado y facturas a crédito
Al emitir una factura, es esencial comprender las dos opciones disponibles: facturación al contado y facturación a crédito. En el caso de las facturas al contado, no existe la posibilidad de rechazo, ya que se presume que el pago se ha realizado en el momento de la transacción. En nuestro artículo sobre los riesgos asociados a las facturas al contado, te ofrecemos una advertencia clave: únicamente debes utilizar este tipo de facturación cuando tu cliente realice el pago de inmediato. Sin embargo, si tu cliente planea pagar en una fecha posterior, es fundamental que emitas una factura a crédito, la cual puede ser objeto de rechazo.
Una vez que hayas emitido la factura, tu cliente tendrá un plazo de ocho días para aceptarla mediante un acuse de recibo o para rechazarla. Si el cliente no realiza ningún rechazo dentro de este período, la factura se considerará automáticamente aceptada.
¿Por qué me pueden rechazar una factura?
El rechazo de una factura se puede deber a diferentes motivos. Aquí te damos los tres motivos más comunes por los que te pueden rechazar una factura de venta:
Rechazo por información incorrecta o incompleta
En este caso tu cliente realiza un “Reclamo al Contenido del Documento” puesto que se refiere a que la información contenida en el documento no es correcta o se encuentra incompleta.
Un ejemplo frecuente es cuando emites la factura de venta a una empresa grande y olvidas agregar el número de orden de compra en las referencias de la factura.
Nota: Un dato importante de conocer es que el código de referencia de una orden de compra es 801.
Cuando generas una factura, tu software de facturación recopila todos los detalles en un archivo XML. Este archivo contiene información crucial como los datos del cliente, la fecha, el número de factura, los productos y más. Si decides incluir una referencia a una orden de compra, el número de orden también se añadirá al archivo.
Posteriormente, este archivo se envía al software de facturación del cliente, quien puede revisarlo para verificar la exactitud y la integridad de los datos proporcionados. Es fundamental que todos los detalles sean correctos y completos. Si por alguna razón olvidas incluir el número de orden de compra, tu cliente no podrá confirmar si los productos, las cantidades y los precios facturados son los mismos que se solicitaron. Como resultado, es probable que tu cliente rechace el documento.
Si tu cliente dice que no le llegó el XML y necesita que se lo envíes revisa el tutorial de Maxxa: “Cómo descargar el XML de una factura electrónica del SII”.
Rechazo por no recibir conforme los productos o servicios
En este caso, tu cliente realiza un “Reclamo por Falta Parcial o Total de Mercaderías o Servicios” argumentando que no recibió conforme los productos o servicios facturados.
La recomendación que te damos es tener cuidado cuando establezcas una relación de negocios basada en facturas a crédito, puesto que este tipo de emisión se basa en la confianza de que te pagaran lo facturado. Tu cliente puede realizar este reclamo y no podrás cobrarla. Solo se puede cobrar una factura mediante el acuse de recibo o “No reclamada en el plazo”, es decir, transcurridos los ocho días luego de haberla emitido.
Productos o servicios ya pagados
Si ya recibiste el pago, es importante tener en cuenta algunas cosas. Si emites una factura a crédito y tu cliente no la rechaza, estará obligado a pagarla. Aunque todos deberíamos revisar nuestras facturas de proveedores y rechazar las que no correspondan, en realidad, muy pocos lo hacen debido a la falta de tiempo.
Aquí está la situación: si tu cliente ya te pagó, es mejor que le emitas una factura al contado. ¿Por qué? Piensa en el lado de tu cliente. Tú le brindas un servicio y él o ella te paga. Luego, le emites una factura a crédito y pasan los ocho días sin que la rechace. Después, emites otra factura igual, pero esta vez al contado, y esa no se puede rechazar. Como resultado, tu cliente está obligado a pagar la factura a crédito. Es una situación frustrante, ¿verdad?
En conclusión, hay tres tipos de causas por las que te pueden rechazar una factura. Es importante que conozcas cómo proceder frente a cada una de ellas. Asimismo, estar atento al acuse de recibo o al rechazo de la factura por parte del cliente es crucial, ya que esto te permitirá identificar rápidamente cualquier problema o error, y te brindará la oportunidad de corregirlo de inmediato. Al mantener una comunicación clara y abierta con tus clientes, podrás evitar rechazos innecesarios y asegurarte de que tus facturas sean aceptadas y pagadas de manera oportuna.