El proceso del Acuse de Recibo es una parte fundamental en el ámbito de las transacciones comerciales. En este artículo, exploraremos en detalle qué implica esta acción y cómo llevar a cabo el procedimiento.
¿Qué es el Acuse de Recibo?
El acuse de recibo implica aceptar, a través de una factura, el producto o servicio que te están ofreciendo. De este modo, estás manifestando tu conformidad con la recepción de dicha oferta. Asimismo, al hacer acuse de recibo, estás verificando la precisión de los detalles en la factura, asegurándote de su exactitud y ausencia de errores. Esto te permitirá hacer uso del crédito fiscal del IVA en el mismo mes en que aceptaste el documento.
¿Cuándo se debe hacer el Acuse de Recibo?
A partir del momento en que se emite el documento, dispones de 8 días para dar acuse de recibo a la factura electrónica. En el caso de que no cumplas con este requisito dentro de dicho plazo, el Sistema de Impuestos Internos (SII) se encargará automáticamente de hacerlo por ti, lo que implicará la aceptación tanto de la factura como de los productos o servicios que estás recibiendo, y esto se registrará como una deuda.
Es fundamental ser cauteloso y no delegar completamente esta tarea al contador, ya que podría dar acuse de recibo para aprovechar el crédito fiscal del IVA en el mismo mes en que se emitió la factura, con el fin de alivianar tu carga financiera, pero al mismo tiempo podría estar aceptando un producto o servicio que no solicitaste. Por este motivo, como propietario de tu pyme, es esencial prestar atención a este proceso.
¿Cómo se hace el Acuse de Recibo?
Dar acuse de recibo es un paso esencial para todas las facturas de compra, ya sea que lo realices tú o lo haga el SII automáticamente por ti. Esta acción puede llevarse a cabo de manera individual o en un proceso masivo.
Si deseas efectuar la confirmación de recepción para una única factura, sigue estos pasos:
- Accede al portal web del Servicio de Impuestos Internos.
- En el menú superior, haz clic en "Ingresar a Mi Sii".
- Ingresa el RUT del representante legal y la clave del SII para acceder al portal.
- Coloca el cursor sobre "Servicios online" en el menú superior y selecciona "Factura electrónica".
- Luego, elige "Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE".
- Posteriormente, selecciona la opción "Ingrese al Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE".
- Aquí, ingresa el RUT de la empresa emisora de la factura, el folio y el tipo de documento.
- A continuación, visualizarás una pantalla que muestra la información de la factura. En esta pantalla, haz clic en "Confirmación de Recepción de Mercaderías o Servicios" para finalizar el proceso.
Si tu objetivo es llevar a cabo la confirmación de recepción para múltiples facturas de manera masiva, sigue estos pasos:
- Realiza los pasos 1, 2, 3 y 4 detallados previamente en el caso de la confirmación individual.
- Luego, accede a la sección "Registro de Compras y Ventas", y selecciona "Ingresar al Registro de Compras y Ventas".
- Una vez en esta sección, elige la empresa a la que pertenece la factura para la cual deseas confirmar la recepción (dar acuse de recibo), y selecciona el periodo correspondiente (normalmente el mes actual).
- Haz clic en "Buscar" y visualizarás las facturas relacionadas con ese periodo.
- A continuación, selecciona "Pendientes".
- En esta pantalla, haz clic en "Factura electrónica".
- Aquí, puedes aplicar filtros por monto, fecha, folio y RUT del proveedor para encontrar las facturas deseadas, o también puedes buscar por periodo (fecha) para llevar a cabo la confirmación masiva.
- Selecciona todas las facturas a las que deseas dar acuse de recibo.
- Finalmente, haz clic en el botón naranjo "Confirmación de Recepción Masiva" ubicado sobre la tabla de facturas.
¿Qué pasa si quiero reclamar una factura?
Si deseas reclamar una factura, en el caso de que te hayan emitido una factura por un producto o servicio que no has solicitado o que contiene información incorrecta, es necesario que lo hagas dentro de los primeros 8 días desde la emisión de esta. Es crucial realizarlo durante este periodo de tiempo, con el fin de evitar que sea aceptada automáticamente.
Para realizar este reclamo, debes seguir los mismos pasos que seguirías para dar acuse de recibo de una factura individual. Sin embargo, en lugar de hacer clic en el botón "Confirmación de Recepción de Mercaderías o Servicios", debes seleccionar la opción "Reclamo sobre el Contenido del Documento". Al hacer esto, estarás rechazando la factura, y no tendrás ninguna obligación de pago relacionada con dicho documento.
Conclusión
El acuse de recibo desempeña un rol esencial en las transacciones comerciales. A lo largo de este artículo, hemos explorado qué significa exactamente y cómo ponerlo en práctica. No es solo un paso formal, sino también una manera de usar bien el crédito fiscal del IVA. Como mencionamos anteriormente es importante que tomes un rol proactivo en la aceptación o rechazo de las facturas, debido a que si lo delegas a terceros, ellos pueden aceptar productos o servicios facturados erróneamente o no requeridos.
