Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), las notas de crédito ocupan una posición destacada entre los documentos tributarios electrónicos válidos para el SII que son emitidos con mayor frecuencia por las empresas.
Estas notas de crédito son documentos que los vendedores y prestadores de servicios que están sujetos al Impuesto al Valor Agregado (IVA) deben emitir después de la facturación a sus compradores o beneficiarios de servicios.
Esto se hace en casos de descuentos, bonificaciones otorgadas posteriormente a la facturación, devolución de mercadería o resciliaciones de contratos.
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito constituye un documento tributario legalmente válido que se utiliza en transacciones de compra y venta. Las empresas emiten estas notas a sus clientes para confirmar el reembolso de un importe específico relacionado con el motivo indicado en el propio documento.
En consecuencia, se clasifica como un Documento Tributario de ajuste que se emite en respuesta a una inconsistencia o error que ha ocurrido durante el proceso de facturación y registro en una operación de compra o venta.
Por lo tanto, para comprender mejor su propósito, es necesario examinar las fallas o desviaciones que requieren la emisión de una nota de crédito como medio correctivo.
¿Cuándo debo emitir una nota de crédito en Chile?
Las notas de crédito se utilizan en transacciones de compra-venta en los siguientes casos:
1. Cuando se ha emitido una factura por error.
2. Después de la facturación, se concede un descuento.
3. Se requiere corregir datos, importes o información en la factura.
4. Se efectúa una devolución de mercadería.
5. Existe una discrepancia entre el precio real de los bienes o servicios y el importe cobrado.
6. Se ha cobrado un gasto adicional por error.
¿Por qué se hace esto? La legislación prohíbe eliminar la factura original y emitir una nueva, ya que esto generaría discrepancias en los registros contables y problemas fiscales. Cada Documento Tributario Electrónico posee un número consecutivo que no debe perderse para evitar incongruencias contables y cuestiones fiscales.
Para comprender mejor este concepto, imaginemos que la empresa X emite una factura a su cliente Y por la organización completa de un evento de negocios. Sin embargo, el cliente Y solo había contratado el servicio de catering. Al darse cuenta de este error, el emisor de la factura (empresa X) debe emitir una nota de crédito en la que descuente el importe correspondiente a los servicios no prestados de la factura original.
¿Qué información debe incluir la nota de crédito?
Dado que se trata de un documento tributario que tiene implicaciones fiscales, particularmente en relación con el IVA, la nota de crédito debe contener los siguientes elementos:
1. Referencia a la factura original, incluyendo su número correspondiente.
2. Fecha de emisión de la nota de crédito.
3. El motivo o concepto de la misma.
4. El importe total de la corrección.
5. Datos del cliente al que se emite la nota.
6. Datos del emisor de la nota de crédito.
¿Cuál es el tratamiento impositivo de la nota de crédito?
Este tipo de Documento Tributario Electrónico no genera ningún impuesto adicional, ya que en el momento de la operación de venta original, los impuestos correspondientes deben haber sido abonados.
Lo que debes hacer en este caso es deducir la parte del impuesto que has pagado y que te está siendo reembolsada como contribuyente.
Por otro lado, aquel que recibe la nota de crédito tiene la responsabilidad de reducir su crédito fiscal en el mismo período tributario en el que la recibe, de esta manera cancela la carga impositiva que se abonó en exceso debido a la factura incorrecta.
¿Cuál es el nuevo plazo para emitir una nota de crédito?
La Ley Nº 21.398, publicada el 24 de diciembre de 2021, establece que el plazo vigente para emitir una nota de crédito es de 6 meses.
De acuerdo con los artículos transitorios de esta ley, su aplicación comenzó 3 meses después de su publicación, el 24 de marzo de 2022, afectando de inmediato todas las operaciones de compra y venta que requerían ajustes.
De esta manera, mientras la nota de crédito se emita dentro de los 6 meses especificados, los contribuyentes podrán deducir el débito fiscal correspondiente al mes en el que se realizó la operación que necesita corrección.
Por ejemplo, si la transacción se efectuó el 29 de abril de 2022, tendrás hasta el 29 de octubre para emitir la nota de crédito correspondiente.
Si un emisor de facturas no realiza el ajuste requerido mediante una nota de crédito dentro del plazo establecido, el Servicio de Impuestos Internos (SII) actuará de la siguiente manera:
"El Servicio de Impuestos Internos, a solicitud del interesado, anulará la orden emitida, no aplicará el tributo correspondiente o procederá a su devolución, si ya ha sido ingresado en las arcas fiscales".
Es importante destacar que esta anulación requerirá la solicitud del contribuyente que está deduciendo un impuesto que no corresponde debido a una venta sin efecto.
En el contexto tributario chileno, esta medida se considera una flexibilización significativa. Antes de esta ley, si se emitía una nota de crédito después de tres meses desde la transacción, el vendedor no podía deducir su débito fiscal del IVA.
En el caso de devoluciones de mercadería realizadas después de tres meses de la compra, la emisión de una nota de crédito no afectaba la determinación del débito fiscal del período tributario correspondiente, pero esto no impedía que el contribuyente obtuviera la devolución de los impuestos pagados en exceso debido a errores en la facturación.
Es importante tener en cuenta que no existe ninguna disposición legal que prohíba la deducción de varias facturas mediante una misma nota de crédito ni emitir dos o más de estos documentos en relación con una misma factura.
¿Cómo cancelar una nota de crédito?
En la actualidad, emitir una nota de crédito es un proceso sencillo. Solo necesitas disponer de un software de facturación electrónica que te permita generarla de manera automatizada y sin errores. Además, este software debe ser capaz de anular la factura original sin causar discrepancias en los registros contables ni afectar la declaración de IVA correspondiente.
Pero, ¿qué sucede si también se comete un error en la nota de crédito emitida y necesitas anularla? En ese caso, puedes realizarlo a través de la generación de una nota de débito. A continuación, te explicamos cómo hacerlo, ya sea con un software comercial o utilizando el sistema gratuito proporcionado por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Software de facturación comercial:
1. Selecciona la nota de crédito que deseas anular: Ve al menú de ventas en tu software y busca la opción "ventas electrónicas". Allí, encontrarás el historial de los documentos que has emitido. Filtra la búsqueda por tipo de documento, folio y fecha, y selecciona la nota de crédito que deseas anular.
2. Genera una nota de débito electrónica: Una vez que hayas seleccionado la nota de crédito, haz clic en "copiar a nuevo" y luego selecciona "nota de débito electrónica". Llena los datos requeridos, como la fecha, motivo y descripción, y guarda la nota de débito. Luego, emite el documento.
3. Finaliza el proceso: La nota de débito generada anulará automáticamente la nota de crédito original. Puedes ver este nuevo comprobante en tu historial de documentos emitidos y, si lo deseas, imprimirlo o exportarlo desde el software a tu dispositivo.
Sistema del SII:
1. Accede al Portal Mipyme: Ve al sitio web del Servicio de Impuestos Internos y busca la opción "Portal Mipyme" en el menú principal. Ingresa a la sección del sistema de facturación electrónica.
2. Selecciona la opción de emisión de nota de débito: Cuando ingreses a esta función, verás el listado de tus documentos emitidos. Especifica cuál es la nota de crédito electrónica que deseas anular.
3. Genera la nota de débito de anulación: Después de seleccionar la nota de crédito, busca la opción "Generar nota de débito de anulación" y haz clic en ella.
4. Valida la anulación: Revisa la vista previa del documento y luego haz clic en "firmar y enviar". La nota de débito de anulación se enviará al SII, y recibirás un comprobante de la operación en tu correo electrónico. También puedes ver una vista previa del documento con la opción de imprimirlo o descargarlo en tu dispositivo.
En resumen, ambas formas de emitir una nota de débito para anular una nota de crédito anterior son prácticas y sencillas. Sin embargo, el uso de un software de facturación electrónica tiende a ser más eficiente y ágil, ya que ofrece una experiencia personalizada para gestionar todos los aspectos relacionados con los documentos tributarios electrónicos y su administración.
¿Se puede emitir una nota de crédito para una boleta electrónica?
Esta pregunta es muy común entre emprendedores y aquellos encargados de procesos de facturación.
La respuesta radica en las regulaciones del Sistema de Impuestos Internos y las leyes tributarias en general. Estas establecen que las boletas de ventas y servicios no pueden ser corregidas ni anuladas mediante la emisión de una nota de crédito. Esto se debe a que las boletas respaldan deducciones en el débito fiscal de operaciones que ya han sido facturadas.
En otras palabras, si deseas realizar correcciones o aplicar descuentos, debes hacerlo a través de la factura original. Una vez que la factura ha sido aprobada y pagada, y ha dado lugar a una boleta, una nota de crédito ya no es aplicable.
En este caso, según el SII, debes mantener ambos ejemplares de la boleta (el original y la copia) y marcar la palabra "Nula" en el reverso del original. Además, debes incluir la fecha, nombre completo, dirección, RUT y firma del comprador en el mismo reverso.