¿Eres dueño de una empresa en busca de oportunidades de mejora? ¿Estás interesado en hacer crecer tu negocio y presentarlo a posibles inversionistas? O tal vez simplemente deseas evaluar el desempeño actual de tu empresa. En cualquier caso, antes de elaborar informes complejos, el primer paso fundamental es realizar el balance general de tu empresa.
El objetivo del balance general es proporcionarte información sobre los recursos disponibles en tu negocio y su origen. Puedes pensar en ello como mostrar todas tus cartas para determinar lo que posees y de dónde proviene. Al conocer este resultado a través de las distintas cuentas del balance general, podrás precisar el valor real de tu empresa en términos numéricos y en diferentes escenarios a lo largo del tiempo.
De hecho, el papel del balance general es equivalente en importancia a otros informes empresariales, como el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Si deseas comprender su relevancia y cómo interpretarlo, este artículo te proporcionará una explicación teórica sencilla: qué implica, cómo se dividen sus cuentas y en qué situaciones específicas te resultará útil.
¿Qué es un balance general?
Cuando nos referimos al balance general, también conocido como estado de resultados integrales, estamos hablando de un informe financiero que muestra la situación económica de una empresa en un momento específico. Este informe se compone de tres elementos patrimoniales clave.
Las cuentas principales del balance general son el activo, el pasivo y el patrimonio neto o capital contable. En términos simples, el activo representa lo que la empresa posee, el pasivo corresponde a las deudas, y el patrimonio neto o capital contable representa los recursos financieros que pertenecen a la empresa.
Es importante tener en cuenta que la información proporcionada por un balance general no refleja la variabilidad o cambios financieros a lo largo de un período de tiempo determinado. En su lugar, ofrece una instantánea precisa de la situación financiera en el momento en que se crea el informe o el estado actual de la empresa.
¿Cuándo elaborar el balance general?
Si bien el balance general puede ser elaborado en cualquier momento que se considere necesario, es una práctica más común que las empresas opten por hacerlo al cierre del año fiscal. La razón detrás de esta elección radica en la posibilidad de comparar los resultados finales del período y utilizarlos como punto de partida para planificar y aplicar proyecciones y reportes posteriores en el próximo año fiscal, según las necesidades específicas de cada empresa.
¿Cuáles son las cuentas del balance general?
Ya hemos mencionado que las cuentas clave del balance general, las cuales, en su interacción, generan las cifras de dicho informe, son el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Ahora, profundicemos en el desglose de cada una de estas cuentas:
1. Cuenta de activo
¿Te has preguntado qué posee tu empresa y cuál es su valor en términos económicos? La cuenta de activo engloba todos los bienes y derechos de tu negocio que pueden ser convertidos en dinero, como veremos en los ejemplos a continuación.
En resumen, esta cuenta del balance general contempla los elementos que generan ingresos a través de su uso, intercambio o venta. Los activos pueden dividirse en tres categorías: activos corrientes, activos fijos (o no corrientes) y otros activos no corrientes.
Activos corrientes:
¿Has realizado inversiones en una nueva campaña de marketing? ¿Tienes clientes que han encargado mercancía y, por lo tanto, cuentas por cobrar pendientes?
Los activos corrientes son aquellos que pueden convertirse en efectivo en un plazo de 12 meses. Entre los activos corrientes más líquidos se encuentran el efectivo (en caja o en cuentas bancarias), inversiones temporales, cuentas por cobrar, IVA en compras, entre otros. Por otro lado, los activos corrientes con menor liquidez incluyen materias primas, suministros, inventarios o productos en proceso.
Al revisar esta cuenta en un balance general, notarás que los activos corrientes se presentan en orden de liquidez, desde el más líquido en la parte superior hasta el menos líquido en la parte inferior.
Activos fijos o no corrientes:
Esta segunda categoría de cuentas en el balance general abarca bienes que no están destinados a la venta, sino que se utilizan como parte de las operaciones comerciales de la empresa.
En esta categoría se incluyen equipos informáticos, mobiliario de oficina, maquinaria, vehículos, propiedades comerciales o locales y otros elementos que son esenciales para la empresa pero no se destinan a la venta. Dado que algunos activos fijos se deprecian con el tiempo y el uso, es necesario tener en cuenta su depreciación.
La disposición de estos activos en el balance general debe reflejar su vida útil, es decir, los activos con una vida útil más larga se ubican en la parte superior del informe, mientras que los que tienen una vida útil más corta se encuentran en la parte inferior. Algunas empresas también los ordenan según su valor.
Otros activos no corrientes:
Estos son activos que no se pueden convertir en efectivo en un plazo anual, sino que pueden requerir varios años o un período más largo. Entre ellos se incluyen activos diferidos, que son gastos que se han realizado pero no generan un beneficio inmediato y deben ser amortizados, como intereses operativos, honorarios legales, gastos de constitución de la empresa y activos intangibles como marcas y patentes, entre otros.
Además, existen otros activos no corrientes que no se pueden clasificar fácilmente, como inversiones a largo plazo en valores, bonos o acciones, así como activos intangibles como la plusvalía.
2. Cuenta de pasivo
En contraste con la emoción que puede generar la cuenta de activo, la cuenta de pasivo se enfoca en las obligaciones financieras y compromisos de la empresa.
Esta cuenta de pasivo guarda una relación estrecha con la cuenta de activo, ya que se refiere al financiamiento que permite que la empresa lleve a cabo sus operaciones para respaldar los activos. En otras palabras, engloba las deudas actuales adquiridas previamente, como préstamos o la compra de maquinaria y equipo con pagos diferidos, por mencionar algunos ejemplos.
Esta cuenta se divide en dos categorías:
Pasivos corrientes o exigibles:
Aquí se incluyen todas las deudas de la empresa con terceros que deben pagarse en un corto o mediano plazo, generalmente con un plazo de un año como límite.
La organización de estos pasivos en el balance general se basa en la urgencia de pago, con los pagos que pueden esperar más tiempo al final de la lista y los más urgentes al principio.
También existen los pasivos contingentes, que son obligaciones cuyo cumplimiento depende de ciertos escenarios específicos. Un ejemplo de esto podría ser la situación actual de la pandemia de COVID-19, un escenario que muchas empresas no habían previsto y que les ha obligado a enfrentar compromisos financieros inesperados.
Pasivos no corrientes:
Esta categoría abarca las obligaciones a largo plazo cuyo vencimiento es posterior a un año desde la fecha del balance general. Estos pasivos suelen derivar del financiamiento de inversiones en activos fijos, utilizados para respaldar planes de expansión o renovación en la empresa.
Algunos ejemplos de pasivos no corrientes podrían ser apoyos bancarios a largo plazo para pequeñas y medianas empresas (PyMEs) o préstamos obtenidos de inversionistas u otras instituciones financieras.
La organización de esta subcuenta sigue el mismo principio que la de pasivos corrientes, con los compromisos que tienen un plazo de vencimiento más cercano al principio de la lista y los de plazo más largo al final.
3. Cuenta de patrimonio neto
Esta cuenta, también conocida como cuenta de capital o simplemente patrimonio, despierta el interés en torno a la inversión realizada para llevar a cabo un proyecto emprendedor. ¿Cuánto capital se ha invertido para dar vida a tu empresa? ¿Cuál es el valor total de los recursos que tú y posiblemente otros socios han aportado en la creación de tu negocio?
La cuenta del balance general relacionada con el patrimonio neto abarca los fondos disponibles de la empresa que le pertenecen. Estos recursos se refieren a la autofinanciación, como la acumulación de ganancias en períodos o años anteriores, así como el capital aportado por diferentes socios.
Dentro de esta categorización, encontrarás elementos como el capital emitido, que representa el valor total de las contribuciones hechas por tú y tus socios a la empresa. También se incluyen categorías como otras reservas, el total de pérdidas acumuladas, las utilidades por retener, entre otros.
La organización de estas categorías se realiza desde lo más sólido hasta lo menos sólido.
El patrimonio neto es el resultado de restar el pasivo del activo, lo que significa que las pérdidas reducen automáticamente el patrimonio neto. En términos más generales, el patrimonio neto puede entenderse como la capacidad de autofinanciamiento de la empresa.
Coincide con las cuentas del balance general
Una vez que estás familiarizado con los resultados y la identificación de las cuentas del balance general, es fundamental llevar a cabo un paso crucial: verificar que la suma total del pasivo sea igual a la suma total del patrimonio neto, lo que debe igualar la suma total de los activos.
¿Por qué es importante? Es una manera de confirmar que todos los activos de tu empresa, es decir, lo que posees, concuerdan con todas las obligaciones que has asumido, en este caso, tus pasivos. De esta manera, lo que tienes se justifica con lo que has comprometido financieramente.