Las Compras Coordinadas son una nueva modalidad de compra que tiene como objetivo disminuir costos y ahorrar en los recursos del Estado, aprovechando las economías de escala y por ende obteniendo mejores condiciones comerciales. Su principal característica es que es una adquisición que se realiza entre varias organizaciones públicas que tienen una misma necesidad. Pueden ser dos o más, pero independiente del número de las entidades interesadas, para concretar una compra coordinada, es fundamental que elijan el tipo de compra en la que quieren participar. Todo este proceso se realiza con la supervisión de ChileCompra y se puede acceder desde su sitio web.
¿Cuántos tipos de Compras Coordinadas existen?
Existen dos tipos de compras coordinadas en que las entidades gubernamentales pueden participar:
- Compras coordinadas conjuntas
En esta primera alternativa, pueden participar dos o más organismos públicos (OOPP)que tengan la misma necesidad de adquirir un producto o servicio. Además se contará con la asesoría de ChileCompra, quienes ayudarán adquirir diferentes bienes a través de la Gran Compra de Convenio Marco.
Este proceso tiene un paso a paso que deben seguir los OOPP. El detalle es el siguiente:
Paso 1. Como bien comentábamos, MercadoPúblico participará en este proceso como asesor. Es por esa razón que ha desarrollado un aplicativo para que el paso a paso sea más fácil para las instituciones. Por ejemplo, en este ítem las organizaciones deberán descargar un documento que acredite su adhesión a la compra en conjunto.
Paso 2. La institución pública deberá solicitar autorización de la Dirección de Presupuesto (DIPRES) para realizar la compra.
Paso 3. Una vez se tenga la autorización, se deberán seleccionar los productos y la cantidad que se requiere. Además de detallar los datos de dónde se debe despachar la compra.
Paso 4. ChileCompra consolidará la información de la demanda de compra de las entidades y desarrollará la “Intención de Compra”. Este documento será enviado a las instituciones participantes para que lo revisen y lo aprueben.
Paso 5. Los organismos públicos no tendrán la necesidad de publicar su intención de compra, ya que será una Gran Compra que reunirá a las diferentes instituciones interesadas.
Cada organismo será representado por una persona, quien integrará una comisión evaluadora que será la encargada de seleccionar y aprobar a la empresa a la que le comprarán sus productos o servicios.
Paso 6. Una vez elegida la empresa proveedora, cada entidad pública deberá, de forma individual, realizar una orden de compra, recibir los productos solicitados y pagarle al proveedor.
- Compras coordinadas por Mandato
A diferencia de la opción anterior, ChileCompra tomará mayor protagonismo, ya que será el encargado de representar a las entidades interesadas en realizar una compra de productos o servicios.
Revisemos el paso a paso:
Paso 1: Al igual que en las “Compras Coordinadas Conjuntas”, se podrá descargar un documento desde un aplicativo de ChileCompra, en la que cada institución solicite la representación de ChileCompra para realizar una licitación de bienes o servicios.
Paso 2: Cada institución debe solicitar autorización de la Dirección de Presupuesto (DIPRES) para realizar la compra.
Paso 3: Luego de obtener la autorización, se deben seleccionar los productos y las cantidades que se necesitan adquirir. Además se deben indicar las direcciones de despacho.
Paso 4: ChileCompra consolidará la información y desarrollará las bases técnicas para dar inicio a la licitación pública.
Paso 5: Cada institución participante deberá revisar las bases técnicas elaboradas por ChileCompra para confirmar que corresponde con lo que se necesita. Posteriormente podrá aprobar las bases.
Paso 6: ChileCompra será quien publique la licitación y realizará una comisión evaluadora para elegir al proveedor. Asimismo, será Chilecompra quien se encargue de informar sobre el proceso a todas las partes participantes (entidades estatales y empresas)
Paso 7: Una vez que se haya realizado la elección de la empresa con quien se trabajará, cada organización pública deberá encargarse de realizar el contrato de compra, emitir una orden compra, recibir los productos y pagarle al proveedor.
¿Cuál es su función en ChileCompra?
Las Compras Coordinadas surgen en el contexto de la modernización del sistema de compras públicas que impulsó el Ministerio de Hacienda, con el objetivo de comprar con eficiencia. Según se explica en el mismo sitio de Mercado Público estas nuevas modalidades de compra “son más dinámicas, ágiles y con mayor participación de proveedores y de mayor alcance”.
La función de las Compras Coordinadas en ChileCompra es poder obtener condiciones más ventajosas al momento de realizar adquisiciones, para de esa forma cumplir con el objetivo principal de esta nueva modalidad: ahorrar en los recursos del Estado y disminuir costos de transacción.