USD 13.137 millones. Usted pensará ¿qué es ese dinero? La taquilla global de las cintas de Marvel, o quizás el ingreso anual por ventas de celulares. Nada de eso. Según un informe de ChileCompra, ese fue el monto total de transacciones realizadas entre el Estado y las distintas empresas que le vendieron sus servicios durante el 2018.
Quizás pensará "seguro son puras empresas grandes". Pues no. De hecho, fueron las Minipymes quienes lideraron las ventas, totalizando 6.936 millones de dólares transados.
Así de grande es la torta que el Estado reparte a todos quienes quieran participar de este sistema de compra/venta de productos y servicios. Entonces, ¿Por qué no están todas las empresas de Chile participando de este mercado? Simplemente porque no saben cómo hacerlo. Pues bien, acá le explicaremos cuales son los pasos a seguir para ser parte de este mundo que, aunque complejo a ratos, puede ser muy fructífero para su empresa.
Pasos para licitar en ChileCompra
Lo primero que hay que hacer es inscribirse, pues esto no es la feria. Para eso, se debe ingresar a www.mercadopublico.com y registrarse como empresa ofertante. Es en esta plataforma donde los cerca de 850 organismos públicos del Estado realizan sus procesos de compra, y donde los proveedores ofrecen sus servicios.
Primero, aceptar los términos y condiciones. Quizás sería bueno leerlos también, siendo un contrato legal y vinculante, pero para qué vamos a engañarnos. Acto seguido, se debe llenar una ficha con el RUT de la persona natural o jurídica, la razón social, el giro, tamaño de la empresa y el número de trabajadores. Generas -o creas- una contraseña (sí, otra más) y listo. Eso sí, en Chilecompra recomiendan tener iniciación de actividades de 1a y 2da categoría. Para eso está www.sii.cl.
Ojo, que hay dos opciones de registro: gratuito y avanzada. La primera entrega acceso a la plataforma y permite participar de las licitaciones, mientras la segunda, que es pagada, te registra en ChileProveedores, un nivel superior que actúa como CV de las empresas participantes, con registro electrónico de información comercial, técnica y financiera. Y algunos compradores exigen esta última inscripción. Así que ya sabe.
Validados los datos, es hora de revisar. El portal ChileCompras es bastante directo en ese sentido, pues permite buscar las licitaciones tanto por el número de esta como por rubro, región, etc. Si sabe el ID, lo ingresa y aparecerá. Pero si está empezando en esto de trabajar con el Estado, la idea es ir buscando aquellas que efectivamente tienen que ver con lo que usted tiene para ofrecer, la región donde está ubicado, o el organismo del Estado con el cuál quiere hacer negocios.
Toda la información anterior aparece bien clara en el escritorio del portal. Si quiere buscar alguna licitación, clarito se ve el botón Búsqueda de Licitaciones. De hecho, si revisa bien y se dedica a investigar, de pronto salen muchas ventanas con posibles consultas y sobre cómo operar la herramienta. Incluso, mediante notificaciones RSS, las que encuentra en la sección Mi Escritorio, el sistema le avisará cuando aparece una nueva licitación acorde a su preferencias y rubros seleccionados, las que debe configurar en un espacio llamado Administración.
Ahí se agregan los rubros de su interés, considerando los productos y servicios que puede ofrecerle al Estado. Ahí mismo también se pueden modificar los datos de la empresa, contacto, etc.
Acá empieza lo interesante. Tras encontrar alguna licitación atractiva, lo primero que debe hacer es leer bien las bases de esta, pues acá están todos los requisitos que debe cumplir y las exigencias del oferente, lo mismo con las fechas tope de la misma. Esto último no es menor: Se debe considerar el tiempo disponible para hacer el trámite y hacer una oferta, pues si queda poco tiempo, podría quedar offside sólo porque el proceso puede cerrarse antes de que realice la oferta, ya que ese plazo es final.
Volvamos a las bases de la licitación. La ley obliga a las empresas del estado a ser claros en sus bases a la hora de presentar licitaciones en ChileCompra, pues es en ese documento donde los proveedores se enteran de los requisitos que debe cumplir. Y ojo, que en esto son estrictos: Si no cumples con uno de estos requisitos, simplemente mejor no postular, pues perderás tu energía y tiempo.
¿Qué indican estas bases? Básicamente, las condiciones de la oferta, los plazos a cumplir, especificaciones de los bienes y servicios requeridos, condiciones de pago y plazos de entrega del bien adjudicado.
Considerando que somos todos honestos y nadie pretende pasar gato por liebre (o no debería, al menos), un elemento clave acá es el monto de la garantía que la entidad exige, y la forma en que debe ser restituida. Es en la licitación cuando se debe entregar la Garantía de Seriedad de la Oferta, pues es el documento que respalda que tú, el proveedor, no te arrepentirás de comenzar los trabajos una vez adjudicada la licitación, así que debes ser muy honesto con tus capacidades, participa en aquellas licitaciones que realmente puedes cumplir.
Y hablando de cumplimiento, existe también la llamada Garantía de fiel cumplimiento, que, a diferencia de la Garantía de seriedad de la oferta, garantiza que serás capaz de cumplir con lo establecido en la licitación (no sólo tratar). La buena noticia es que la Garantía de Fiel Cumplimiento debe ser entregada sólo una vez adjudicada la licitación.
Para ambas garantías existe el Certificado de Fianza, el que puede conseguir en https://garantiamercadopublico.cl. Y aunque probablemente esta sea la primera vez que escucha sobre él como reemplazo de la boleta de garantía o la póliza de garantía, no tenga miedo, pues la ley es clara:
"Al momento de regular la garantía de seriedad, las bases no podrán establecer restricciones respecto a un instrumento en particular, debiendo aceptar cualquiera que asegure el cobro de la misma de manera rápida y efectiva, siempre que cumpla con las condiciones dispuestas en el presente artículo", dice el Art. 31 del Reglamento.
Algo similar indica el 68 del mismo, con respecto a la de Fiel Cumplimiento: "Las Bases no podrán establecer restricciones a determinados instrumentos al momento de exigir una garantía de cumplimiento, debiendo aceptar cualquiera que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva, siempre que cumpla con las condiciones dispuestas en el presente artículo".
¿Por qué un Certificado de Fianza? De partida, se saca online y es mucho más práctico y útil para las minipymes, pues no inmoviliza el capital de las empresas. Además, y a diferencia de la póliza, no cobra IVA. ¿No es malo, cierto?
Y eso es todo. El resto es revisar, leer y aprender en el mismo portal. Si has leído todo esto, de verdad el proceso que sigue es bastante simple. Así que ¡buena suerte y a por esas licitaciones!